أنت هنا

يقوم قسم المشتريات والمستودعات بتأمين جميع المشتريات حسب ما ورد في بنود اللائحة الأساسية المنظمة لصناديق الطلبة بالمؤسسات التعليمية فيما يخص صلاحيات كل من المدير التنفيذي وصلاحيات رئيس مجلس إدارة صندوق الطلاب، ويقوم القسم بالإعلان عن المنافسات أو عن طريق إرسال دعوات للمشاريع التي يتم تنفيذها لأي قسم من أقسام الصندوق وكذلك تطبيق الأنظمة في عملية الشراء المباشر، وذلك بالتنسيق مع القسم المالي للتأكد من وجود مخصص مالي للمشروع، وذلك بعد إعداد المواصفات الفنية -إن وجدت- ويتم إعدادها ومراجعتها مراجعة على أن يتم تحديد وحصر الأعمال المطلوبة بصورة دقيقة مع تحديد كميات الأعمال والأصناف ومدة التنفيذ، وقبل عملية طرح المنافسة يقوم القسم بعمل تقدير مالي للأعمال المطلوب تنفيذها قبل طرحها في منافسة عامة (أو عمل دعوة للجهات المتخصصة في حالات محددة جدًا)، وبعد جلب العروض يتم إحالتها للجنة المشكلة من مجلس إدارة صندوق الطلاب لتحديد أقل العروض ويعد له محضر بذلك ويتم إحالة العروض للجنة الفنية لإبداء الرأي الفني ومن ثم يتم إعداد محضر لتعميد الجهة التي تم اختيارها عن من خلال تقرير اللجنة الفنية، وإذا تطلب العمل المطلوب تنفيذه بعمل عقد حسب ما ورد في نظام المشتريات الحكومية فيتم التنسيق مع مسؤول العقود بالصندوق لعمل العقد اللازم، أما في حالة تأمين قطع غيار أو تأمين أي مستلزمات أخرى فيقوم القسم بالتنسيق مع قسم مراقبة المخزون قبل طلب أي قطع غيار أو شراء مواد للتأكد من الكميات المتوفرة وتحديد الكميات المطلوبة وذلك بالتنسيق مع الجهة الطالبة ويتم ذلك عن طريق بيان يوضح فيه المواصفات المطلوبه، وبعد جلب عروض حسب النظام وإصدار التعاميد، وبعد التأمين يتم إكمال إجراءات إدخال الأصناف التي تم تأمينها لقسم المستودع وفق المستندات الخاصة بإدخال المستودع مع ضرورة وجود عمل بطاقة صنف كل صنف من الأصناف المطلوبة أو برنامج حاسب آلي يوضح فيه الكميات وأسعارها وتاريخ شراؤها، ومن ثم إعداد مستندات الصرف وتسليمها للقسم المالي لإكمال الإجراء النظامي، ويتم اشتراك القسم في عملية الجرد السنوي، ويقوم القسم بعمل التقارير المطلوبة من إدارة صندوق الطلاب فق المواعيد المتفق عليها.